การเคลื่อนไหวใหม่ในการบริหารจัดการข้อมูล: No More แบ่งปันไฟล์

ปิดตาของคุณและใช้เวลาสักครู่ที่จะเห็นภาพนี้: 'ไม่ใช้ไฟล์ร่วมกันมากขึ้น' คุณเห็นอะไร? รู้สึกยังไง? สำหรับผมครั้งแรกของทั้งหมดที่ผมรู้สึกว่านี่เป็นหลักของความเป็นอยู่ของฉันเป็นมืออาชีพการจัดการเนื้อหาองค์กร ประการที่สองมันทำให้รู้สึกมากที่ผมไม่สามารถเข้าใจว่ามีดังกล่าวเป็นจำนวนมากของพวกเขายังคงมีออก ฉันมองเห็นโลกที่ไม่มีแฟ้มหุ้นแทนการใช้เครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการทำงานร่วมกันแบ่งปันเนื้อหาการจัดการและการเก็บข้อมูล เครื่องมือเหล่านี้ได้รับรอบสำหรับค่อนข้างบางเวลาและได้พิสูจน์แล้วว่าการดำรงอยู่ของพวกเขา

เราทุกคนรู้ว่ามนุษย์เป็นสัตว์ของนิสัย ดีหลักฐานที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของที่อยู่ที่ทุกองค์กรที่ผมพบในช่วงเวลาของฉันเป็นที่ปรึกษายังคงมีขนาดใหญ่ถ้าไม่ได้เป็นส่วนที่ใหญ่ที่สุดของเนื้อหาของพวกเขาเก็บไว้ในแฟ้มหุ้นเก่าที่ดี คนที่ทำงานร่วมกันในหุ้นเหล่านี้ไม่ได้เปลี่ยนแปลงตั้งแต่ครั้งแรกที่พวกเขาเริ่มต้นการใช้พวกเขา ในทางตรงกันข้ามทุกอย่างที่เราเก็บไว้ในแฟ้มหุ้นมีการเปลี่ยนแปลง ความหลากหลายปริมาณและความเร็วของเนื้อหาที่ได้ดำเนินการก้าวกระโดดในทศวรรษที่ผ่านมา แต่ในหลาย ๆ องค์กรทั้งหมดที่ประเภทไฟล์ที่แตกต่างกันและใหม่ยังคงเก็บไว้ในไฟล์แชร์การทำงานร่วมกัน

แน่นอนทุกคนต้องการสร้างสถานการณ์ค่อนข้างจัดการได้สำหรับตัวเอง เพิ่มเมตาดาต้าผ่านยี่สิบบางสิ่งบางอย่างโครงสร้างโฟลเดอร์ลึกการกำหนดแบบแผนการตั้งชื่อไฟล์เพิ่มหมายเลขรุ่นในชื่ออื่น ๆ ยังคงที่เราทุกคนทำระเบียบยังคงเรากำลังสร้างซ้ำซ้ำเมื่ออยู่กับที่ซ้ำกัน แต่ถึงกระนั้นเราละเมิดกฎหมายและกฎระเบียบเพราะเราเก็บเนื้อหาที่สำคัญ ดีฉันคิดว่ามันเป็นเวลาสำหรับการเปลี่ยนแปลง ฉันต้องการที่จะเริ่มต้นการเคลื่อนไหวต่อไปที่นี่และขณะนี้:

แฟ้มหุ้นไม่ขึ้น!

ทุกวันมีบางสิ่งบางอย่างเกิดผิดกับเอกสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการใช้ไฟล์ร่วมกัน ซึ่งจะส่งผลในความขุ่นมัวของเวลาที่หายไปและทำให้ค่าใช้จ่าย นอกเหนือไปจากความเสี่ยงให้กับธุรกิจของคุณยังมีความเสี่ยงทางกฎหมายและความเสี่ยงของการละเมิดกฎหมายและข้อกำหนดของ

ฉันรู้ว่าทุกเนื้อหาและการจัดการข้อมูลมืออาชีพผู้จัดการความรู้และผู้จัดการเนื้อหาสามารถรู้สึกนี้ในกระดูกของพวกเขา พวกเขารู้ว่าการใช้ไฟล์ร่วมกันทำลายกลยุทธ์ข้อมูลที่ดี ดังนั้นภารกิจของฉันต่อจากนี้ไปคือการสร้างโลกที่ปราศจากหุ้นไฟล์สำหรับการทำงานร่วมกัน โลกที่เนื้อหาของคุณได้รับการจัดการอย่างถูกต้องและเป็นผู้ใช้ที่คุณได้รับประโยชน์ทั้งหมดของระบบที่ได้รับการสร้างขึ้นสำหรับการนี้เช่น findability ที่ดีและผลผลิต

สำหรับตอนนี้คุณรู้สึกตื่นเต้นเป็นฉัน? ใช่? แล้วเก็บเอกสารทางธุรกิจบนระบบ ECM จริง เพื่อให้ทุกคนสามารถหาพวกเขาหรืออย่างน้อยก็เพื่อให้ไม่ทุกคนสามารถลบเอกสาร มันขึ้นอยู่กับคุณที่จะชั่งน้ำหนักความเสี่ยงกับค่าใช้จ่ายของระบบ ECM จริง

ทำพนักงานของคุณมีอิสระในการจัดเก็บเนื้อหาในสถานที่เครือข่ายต่างๆได้อย่างอิสระ? ถ้าเป็นเช่นนั้นเครือข่ายของคุณเป็นมลพิษและมีปริมาณมากของเน่า (Redundant ล้าสมัยและเล็กน้อย) เนื้อหาที่เก็บไว้ในระบบไฟล์ ทำไมคุณไม่ได้รับการกำจัดของพวกเขาในขณะนี้! เริ่มต้นครั้งแรกคือการวิเคราะห์ที่กว้างขวางของเนื้อหาทั้งหมดที่เก็บไว้ https://www.xillio.com/use-cases/software-for-file-share-analysis/

การเคลื่อนไหวใหม่ในการบริหารจัดการข้อมูล: No More แบ่งปันไฟล์ การเคลื่อนไหวใหม่ในการบริหารจัดการข้อมูล: No More แบ่งปันไฟล์ Reviewed by Unknown on 10:40 PM Rating: 5
Powered by Blogger.